0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

В целях упорядочения документооборота между отделами

О документообороте в организации

«Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 4

О документообороте в организации

Любая организация процесс осуществления своей деятельности (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) отражает в различного рода документах. Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия — от государственной регистрации, непосредственного осуществления хозяйственной деятельности, заключения договоров с контрагентами и до прекращения деятельности фирмы.

В настоящей статье мы расскажем о том, что представляет собой график документооборота, для кого он составляется и кем утверждается, в каких направлениях деятельности организации такой график необходим и какое имеет значение для повышения производительности и упорядочения рабочего процесса.

Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение. Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты.

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ — это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Понятие документа и документооборота

Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

Для грамотной организации работы вначале рекомендуем решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право — и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д. (Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

При установлении договорных отношений с контрагентами следует помнить о предусмотренных гражданским законодательством формах договоров. Сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (ст. 158 ГК РФ). В соответствии со ст. 161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, — независимо от суммы сделки.

Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

— документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

— документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные.

Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы — это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. На наш взгляд, это две крайности, которые необходимо избегать. Важно найти «золотую середину», чему способствует правильная постановка целей составления внутренних документов.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.

При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения. Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим.

Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания и т.д. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов. Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота.

График документооборота — это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений.

Например, в трудовом праве существуют определенные законодательством сроки выдачи копий документов, связанных с работой, сроки заведения трудовых книжек, выплаты заработной платы, оформления отпусков, привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения дисциплинарного взыскания и др. Все это сопровождается оформлением различного рода документов. Поэтому начальнику кадров целесообразно оформить и утвердить график документооборота в сфере регулирования трудовых отношений.

Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц и др.

В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.

Следующий немаловажный момент в системе документооборота — это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен.

Например, при удержании из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться удержание. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.

Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).

Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними.

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:

1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

3) утверждение документа уполномоченными лицами;

4) ознакомление с документом ответственных исполнителей;

5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

7) контроль за исполнением документа;

8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

9) сдача и оформление документов в архив на хранение.

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения. Приведем пример.

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

  • Входящие. Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
  • Исходящие. Они составляются для следующих целей:
    • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
    • в виде запроса для последующего получения ответа.

    Они подготавливаются на основании внутренних документов.

  • Внутренние. Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  • Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  • Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
  • Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
  • Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

  • Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
  • Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

  • список исполнителей, то есть составителей;
  • срок исполнения;
  • перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

  • список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
  • срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
  • основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

  • Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
    • обратный адрес есть только на нём;
    • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
    • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
    • на конверте имеются пометки отправителя.

    Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

  • Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
  • Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
    • внутренняя;
    • входящая;
    • исходящая;
    • конфиденциальная;
    • коммерческая.

    Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

    • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
    • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
  • Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
    • фамилия и должность исполнителя;
    • сроки выполнения.

    Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

  • Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
  • Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
    • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
    • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
    • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

    Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

  • Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
    В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

О том, как подписывать электронной подписью документы, читайте здесь.

Электронный документооборот

Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.

Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

В целях упорядочения документооборота между отделами

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «В целях упорядочения документооборота между отделами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Стандартизация – это: 1) сверка документов учреждения с требования ГОСТ; 2) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве; 3) сверка документов учреждения с фактическим наличием соответствующих материальных благ; 4) комплекс положений, определяющих организацию документов на предприятии. 6.

Бесплатые презентации Powerpoint

Внутренний документ — это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его [8].

Делопроизводственная операция предварительного рассмотрения документов, которая закрепляет основы маршрутизации документопотоков, организуется на основе базового классификатора вопросов и участков деятельности (направлений деятельности и функций) организации.

Для построения функциограммы необходимо изучение схемы организационной структуры и обследование фактических функций, выполняемых сотрудниками организации.
На первом этапе председа­тель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, и проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания: членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

Следует четко регламентировать порядок согласования и визирования документов в инструкции по делопроизводству. Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Как показывает практика, такие задержки происходят, когда все исходящие документы подписывает только руководитель учреждения.

В состав грифа утверждения входят слово «утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта.

Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.

Положение о документообороте организации. пример документооборота в организации

Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение.

В состав реквизита подпись входит наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

В. Романченко, руководитель проекта по организации единого документооборота ООО «Компания БКС» В прошлой статье [прим ред.

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

О том, что такое документооборот — его определение, формы, принципы и правила, знание которых поможет в организации работы предприятия.

Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

Упорядочение дел постоянного хранения

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Важно! Все представленные Тесты для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДА МОСКВЫ ПРИКАЗ от 14 февраля 2003 г. N 5-20/3 ОБ УПОРЯДОЧЕНИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В целях улучшения работы с документами и повышения ответственности за их подготовку, своевременного и качественного исполнения приказываю: 1.

На подпись начальнику Управления представляются приказы и распоряжения по Управлению, ответы и инициативные письма в вышестоящие организации, в органы федеральной власти, ответы депутатам Государственной и городской Дум, членам Правительства Москвы, а также письма стратегического, концептуального и финансового характера, кадровой политики. 7.
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров.

Компания «Архив Гарант» предоставляет комплексные услуги по упорядочиванию документов предприятий всех форм собственности. Мы работаем быстро, качественно и аккуратно, поэтому присутствие наших сотрудников вы заметите только по результатам их труда!

Вопрос 28. Порядок подготовки и обработки исходящих документов.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Третья стадия состоит из двух этапов: вспомогательного — подго­товка заседания, и основного — заседание.

График документооборота может быть оформлен в двух вариантах — в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.

Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Упорядочивание документов: самый тяжёлый вид архивной работы

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [9].

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

На наш взгляд, это две крайности, которые необходимо избегать. Важно найти «золотую середину», чему способствует правильная постановка целей составления внутренних документов.
Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций.

Документооборот организации

Принципы организации документооборота

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

— централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ) [1] ;

— максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

— маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

— однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

— организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

— вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

— исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

— снижение уровня подписания документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

— поступающие (входящие) документы;

— отправляемые (исходящие) документы;

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные

схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

[1] Исключение составляет информация оперативного характера, которая может поступать по факсимильной связи и электронной почте непосредственно в подразделение и конкретным работникам, и также отправляться корреспондентам.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector